Quản lý hóa đơn, chứng từ: Yêu cầu quan trọng với hộ kinh doanh nhà hàng

Điều này cũng đặt ra yêu cầu phải quản lý chặt chẽ chứng từ đầu vào, doanh thu đầu ra và hóa đơn để vừa đáp ứng quy định của pháp luật, vừa phục vụ hiệu quả công tác quản trị.

Theo các chuyên gia thuế, để tránh rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra, hộ kinh doanh cần xây dựng quy trình quản lý thống nhất từ khâu mua nguyên liệu, lưu trữ chứng từ, quản lý kho đến xuất hóa đơn và theo dõi doanh thu trên tất cả các kênh bán hàng. Giải đáp băn khoăn về việc mua nguyên liệu từ nông dân, ngư dân, chợ đầu mối hoặc các nguồn không có hóa đơn điện tử, ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế TP. Hà Nội cho biết, để khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện.

Ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế TP. Hà Nội: Thứ nhất, chi phí này là thực tế phát sinh và phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ hai, phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ và kế toán. Thứ ba, đối với những khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Đối với các trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh mua hàng hóa dịch vụ trực tiếp của những người sản xuất (nông dân, ngư dân, người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử) hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào mà không có hóa đơn để chứng minh được chi phí được trừ trong quá trình hoạt động của mình. Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin định danh về người bán, thông tin hàng hóa, như số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch.

Theo ông Vũ Hồng Long, bảng kê cần thể hiện đầy đủ thông tin định danh của người bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, giá trị giao dịch. Hộ kinh doanh có thể tham khảo mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư số 20/2026 của Bộ Tài chính.

Các hộ cá nhân kinh doanh cần lưu ý phải có số căn cước công dân của người bán hàng hóa dịch vụ để tập hợp vào bảng kê đầy đủ để có căn cứ để đối chiếu. Tuy nhiên, bảng kê chỉ là một phần hồ sơ. Để chứng minh giao dịch thực tế, hộ kinh doanh cần lưu giữ thêm các tài liệu như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán... Đặc biệt, cần bổ sung số căn cước công dân của người bán để phục vụ đối chiếu khi cần thiết.

Đối với các hộ kinh doanh sở hữu nhiều cửa hàng, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn Thuế Việt Nam (VTCA), cho rằng cần tổ chức hồ sơ theo từng khâu và theo từng địa điểm kinh doanh thay vì quản lý tập trung chung.

Bà Nguyễn Thị Cúc: Thứ nhất là ở khâu đối tượng của đơn vị cung cấp dịch vụ cho mình, có nghĩa là nguồn mua vào. Nguồn mua vào này không phải hạch toán chung trên cửa hàng mà phải là từng cửa hàng khác nhau. Thứ hai, khi mua vào rồi thì phải có kho. Phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và đặc biệt cửa hàng có thể điều chuyển nguyên liệu hoặc thậm chí là thành phẩm chế biến… cho những cửa hàng khác thì phải có phiếu điều chuyển vật tư, thiết bị hoặc là nguyên liệu giữa cửa hàng này với cửa hàng khác. Thứ ba, khâu bán ra. Chuỗi ghi tên hóa đơn thì vẫn là chủ cửa hàng, nhưng khi bán ở cửa hàng nào thì phải ghi tên địa chỉ bán ở đó. Ví dụ bán ở cửa hàng Thanh Trì phải có tên cửa hàng Thanh Trì, bán ở cửa hàng Lò Đúc thì phải có cửa hàng Lò Đúc và tất cả những hóa đơn đó phải đầy đủ.

Bà Nguyễn Thị Cúc cũng nhấn mạnh, dù chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh theo Thông tư 152 khá đơn giản nhưng các cửa hàng trong cùng hệ thống cần thống nhất tiêu chí quản lý, mã hóa chứng từ và quy trình lưu trữ để thuận lợi trong tổng hợp dữ liệu cũng như kiểm soát nội bộ.

Theo các chuyên gia, việc quản lý đồng bộ chứng từ đầu vào, doanh thu và hóa đơn trên tất cả các kênh không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định về thuế mà còn nâng cao hiệu quả quản trị, hạn chế rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra cũng như tạo nền tảng cho hoạt động kinh doanh minh bạch, bền vững.